डिफेंस अकाउंट्स डिपार्टमेंट (DAD) कैश बेसिस अकाउंटिंग सिस्टम को फॉलो करते हुए डिफेंस सर्विसेज़ और डिफेंस ऑर्गनाइज़ेशन से जुड़ी सभी रिसीट्स और खर्चों के ऑडिट, पेमेंट और अकाउंटिंग के लिए ज़िम्मेदार है: -

1. मिनिस्ट्री ऑफ़ डिफेंस के बैलेंस का रिज़र्व बैंक ऑफ़ इंडिया (RBI) के साथ रिकंसिलिएशन एक ज़रूरी हिस्सा है।
2. इंटर-डिपार्टमेंटल या इंटर-गवर्नमेंटल ट्रांजैक्शन नीचे दिए गए अलग-अलग तरीकों से सेटल किए जाएंगे: -
   1. कैश सेटलमेंट।
   2. एजेंट मिनिस्ट्री/डिपार्टमेंट द्वारा फंक्शनल मिनिस्ट्री के ग्रांट्स की डिमांड के अगेंस्ट लेटर ऑफ़ ऑथराइज़ेशन (LOA) के ज़रिए खर्च की डायरेक्ट बुकिंग;
   3. RBI, CAS, नागपुर को सलाह जारी करना;

DAD ऑफिस में कंपाइलेशन का काम -

DAD में अकाउंटिंग की जानकारी को कंट्रोलर जनरल ऑफ़ अकाउंट्स द्वारा पब्लिश की गई मेजर और माइनर हेड ऑफ़ अकाउंट (LMMH) की लिस्ट में दिए गए अलग-अलग अकाउंटिंग हेड में क्लासिफाई किया जाता है।

DAD में अकाउंटिंग क्लासिफिकेशन का आखिरी एलिमेंट कोड हेड के रूप में होता है। कोड-हेड अकाउंटिंग ट्रांजैक्शन के लिए यूनिक आइडेंटिफिकेशन होते हैं जो DAD द्वारा दिए जाते हैं। 4. डिफेंस ऑर्गनाइज़ेशन के संबंध में DAD द्वारा ऑपरेट किए जाने वाले अकाउंटिंग कोड-हेड क्लासिफिकेशन हैंड बुक- डिफेंस सर्विसेज़ रिसीट्स एंड चार्जेज़ (CHB) में दिए गए हैं और DAD, CGO, BRO, CSD, MOD(Sectt) और पब्लिक अकाउंट और कंटीजेंसी फंड ऑफ़ इंडिया से संबंधित डिफेंस बजट के अलावा अन्य कोड हेड रेवेन्यू, डेट और रेमिटेंस हेड (RD & R पैम्फलेट) के पैम्फलेट में दिए गए हैं।

डिफेंस खर्च का पांच-स्तरीय क्लासिफिकेशन

सिविल डिपार्टमेंट में फॉलो किए जाने वाले छह-स्तरीय क्लासिफिकेशन की तुलना में, जहाँ ऑब्जेक्ट हेड क्लासिफिकेशन का छठा स्तर है, DAD 5-स्तरीय क्लासिफिकेशन को फॉलो करता है जिसमें अंतिम स्तर का क्लासिफिकेशन- डिटेल हेड- को ऑब्जेक्ट हेड माना जाता है। 5-स्तरीय क्लासिफिकेशन इस प्रकार है: -

1. मेजर हेड
2. सब-मेजर हेड
3. माइनर हेड
4. सब-हेड
5. डिटेल हेड

CHB और R D & R पैम्फलेट के प्रत्येक माइनर हेड के तहत डिटेल कोड हेड के लिए कोडिफिकेशन पैटर्न में 7 अंक होते हैं। पहले दो अंक कैटेगरी प्रीफिक्स को दर्शाते हैं, अगले तीन अंक कोड हेड के मुख्य भाग को दर्शाते हैं और अंतिम दो अंक मुख्य कोड हेड के सफिक्स को दर्शाते हैं। CHB में लगभग 2200 कोड हेड और R D & R पैम्फलेट में 900 कोड हेड इस्तेमाल में हैं।

पंचिंग मीडियम और उसके एलिमेंट्स:-

अकाउंट्स बनाने के लिए इस्तेमाल होने वाले बेसिक डॉक्यूमेंट को पंचिंग मीडियम (PM) कहते हैं। यह DAD ऑफिस में तैयार किया जाने वाला सबसे शुरुआती डॉक्यूमेंट है, जिसका इस्तेमाल डिफेंस सर्विसेज़ के अकाउंट्स बनाने में होता है। इसमें महीने, ट्रांजैक्शन बुक करने वाले CDA (कोड), क्लासिफिकेशन कोड हेड, वाउचर का क्लास, वाउचर का सीरियल नंबर, रसीद है या चार्ज और रकम वगैरह से जुड़ी जानकारी होती है।

अलग-अलग तरह के वाउचर और उन्हें दिए गए कोड नंबर इस प्रकार हैं:- क्लास 1 कैश वाउचर। क्लास 2 ट्रांसफर एंट्री क्लास 3 सिविल इंटर-डिपार्टमेंटल शेड्यूल क्लास 4 रसीदों और चार्जेस का एब्स्ट्रैक्ट क्लास 5 कैश अकाउंट क्लास 6 रेलवे बिल क्लास 8 डिफेंस इंटर-डिपार्टमेंटल शेड्यूल क्लास 9 मेन ऑफिस द्वारा भुगतान किए गए MES बिल

MoD में फाइनेंशियल ट्रांजैक्शन

MoD के सभी मॉनेटरी/फाइनेंशियल ट्रांजैक्शन को दो कैटेगरी में बांटा जा सकता है:-

1. MoD की रसीदें (MoD में फंड का आना)
2. MoD का खर्च (MoD से पेमेंट/फंड का जाना)